Managementul Documentelor

  Modulul Secretariat din cadrul aplicatiei Enterprise se ocupa cu managementul documentelor, arhiva electronica pentru cautarea, stocarea si regasirea documentelor la nivelul companiei, departamentului. Acest modul reprezinta un sistem de gestionare electronica a documentelor.
  Acest modul da posibilitatea unei organizatii sa stocheze, proceseze, organizeze si sa distribuie catre destinatii externe toate documentele necesare pentru operatiunile interne si de interactiune cu agentii externi (de exemplu: clienti, vanzatori, subcontractanti, parteneri si angajati aflati in locatii mai deptate etc).
  Principalele functionalitati ale modulului sunt:
    Inregistrarea documentelor importate, scanate sau primite prin fax in cadrul arhivei electronice. Se tine un istoric al celor mai importante modificari efectuate asupra documentului(ex: schimbare termen).
    Aplicatia poate stoca toate tipurile de documente electronice intr-o baza de date relationala centrala, permitand un control riguros al accesului utilizatorilor, functie de drepturile acordate de administratorul de securitate al sistemului si de gradul de confidentialitate a informatiilor.
    Introducerea documentelor aplicatia se face prin scanare sau prin prelucrarea documentelor primite prin fax. Se realizeaza transmiterea documentelor finalizate, prin fax direct din aplicatie catre parteneri.
    Anumite documente pot fi marcate cu atribut de confidentialitate ele avand accesul restrictionat. Sistemul atentioneaza utilizatori la o eventuala depasire a termenului de rezolvare pentru document.
    Documentele sunt pastrate arhiva electronica care poate fi accesata orice moment.
    Documentele primesc momentul registrarii un numar unic.
    Documentele pot fi editate la un moment dat de o singura persoana, modificarile efectuate putand fi vizualizate dupa salvare de toate persoanele care au acces la document.
    Se realizeaza distribuirea documentelor, format electronic, la persoanele responsabile. Exista posibilitatea definirii unor trasee ierarhice bine precizate.
    Urmarirea intregului circuit de viata al documentelor. Sistemul permite definirea anumitor restrictii de transfer, modificare, adaugare, stergere, publicare pentru anumite categorii de documente.
    Se ofera posibilitatea introducerii unor explicatii pentru fiecare document.
    Formatul imaginii scanate poate fi: TIFF, JPEG, PNG, GIF. Aplicatia permite stocarea de semnaturi electronice.